怎麼開會才有效率？好會議的10大祕訣

文／MR.JAMIE

歡迎來到每週一刊出的「創業CEO」系列，在這裡，我們討論創業者如何教會自己成為偉大的CEO，因為歷史上最偉大的科技公司，往往是由這樣的人在領導。

好會議有效率、專注於達成目的，並且在過程中讓參與者都得到啟發。爛會議沒生產力、鬼打牆，讓所有人都巴不得它趕快結束。

會議也往往是公司相當大的固定投資 ── 假設公司一年的管銷成本是3,000萬，所有人平均花15%時間在開會，則代表一年投資在「會議」這個活動上的金額高達450萬。為了確保這筆投資產生最高的報酬，CEO需要以身作則，用心建立好的會議文化。

目的明確

會議的目的可能是溝通資訊、檢討日常營運、推動專案，或是做出重大決策。單一會議不可能同時有太多目的，因為不同的目的需要不同的參與者。一旦舉行一個會議，務必讓所有參與者非常明白它的目的。會議一開始把今天的目的用大字寫在白板上，是不錯的做法。

準時開始

明明2點的會議，如果沒有人堅持準時，就一定會有人姍姍來遲，拖到2點10分才開始。今天小事可以拖拖拉拉，明天大事也可以拖拖拉拉。所以身為CEO，你必須堅持讓會議準時開始，塑造公司嚴守承諾的文化。

預先傳閱資料

對議題的熟悉程度會影響每個人的閱讀效率，把書面資料念出來更是比直接閱讀緩慢許多。因此所有人在會議上一起讀資料，或是聽某個人唸投影片，都是非常浪費時間的行為。根據書面資料的複雜程度，CEO應該要求它在會議多久前被準備好，並且寄給所有參與的人傳閱。因此會議開始時，大家可以直接針對問題討論，而不用浪費時間等最慢的那個人讀完資料。

展現你的熱情

如果CEO每到開會就要死不活，所有人也會被感染。展現你對解決問題的熱情，讓所有參與者也想盡一份心力。

學會傾聽

第一線工作的同仁，常常會有讓你驚訝的觀察與洞見。會議中除了要確保他們了解公司的策略與目的，你也應該在用心聆聽他們帶回來的反饋，用作修正的參考。

講求理性、邏輯

當同事發言過於感性，或是邏輯混亂時，CEO應該適時的介入，協助他們把邏輯釐清，並且減少情緒化的言論。

審慎賞罰

身為CEO，你必須有深刻的認知，所有你在會議中所稱讚與責備的事情，都會像甩鞭子一樣在組織中被放大好幾倍。所以不僅要賞罰分明，也要非常謹慎的給予。

15/50概念

如果團隊在探索、計劃模式，則應該花50%左右的時間開會。如果是在建造、執行模式，則會議時間不應該超過15%。

試試站著開會

舒服的坐著容易使人懶散、消極，站著則會讓人覺得積極、蓄勢待發。

輕鬆時刻

當然，會議除了是溝通、決策，也是建立團隊默契的過程。所以雖然多數時候要上緊發條，但偶爾也可以有輕鬆的一面。一起享用茶點，聊聊國家大事、業界新聞，都可以視為是幫助團隊建立共識，創造更高執行效率的活動。

(Inspired by Jason Nazar; Photo via cabbit, CC License)