5大原因告訴你　為什麼專案延誤時加人反倒更糟！

文／姚詩豪 BRYAN YAO／專案管理生活思維

如果你問我，人生最重要的資源是什麼，我會說：「時間」；如果你問我企業最重要的資源是什麼，我還是會說時間。因為時間是完全不可逆的（除非真的發明電影「回到未來」裡的時光機），世界上大多數資源的缺乏我們都可以用金錢來彌補，但對於時間，就算全地球所有的黃金鑽石加起來，也買不回一毫秒！「專案管理」之所以會被特別獨立出來變成一門學問，當中蘊含「時間控管」的技巧是主要原因之一。

其實「時間管理」這句話有語病，因為人類根本毫無能力去控管時間，我們PM能做的，只是安排工作的順序，投入適當的資源，「時間」不可能配合我們，只有我們去「配合時間」。很顯然，這件事情在多數的專案中，我們做得並不是很好，否則機場捷運在幾年前就該通車，台灣也早就成為亞洲矽谷了！

▲圖／Pixabay

最近一例一休新法上路，談到了加班費的議題！其實很多產業都一樣，面對專案延誤最常使出的一招便是投入更多人力趕工，期望救回延誤的工期，今天這篇文章的唯一目的，就是給某些人澆澆冷水，讓他們清醒一下。因為絕大多數的狀況，增加人力並「不會」縮短工期。主要的原因有五項：

原因一：知識型工作不容易分割

增加人手來縮短工期不是沒有用，但僅限於「可分割」性質的工作。什麼是「可分割」？就是類似鋪磁磚、刷油漆、組裝手機這類，可以把工作拆分給多個小組，各組可以平行作業，互不干擾的工作。這類工作確實，增加一倍的人手（同時提供必須的工具設備）往往時間可以減半沒錯。但是辦公室裡的腦力工作，好比準備一份簡報、撰寫一支程式、擬定一份企劃案等，增加人手或許可以些微縮短時間，但絕不可能等比例縮短工期。一個人準備企劃案要5天，找10個人一起來做你覺得能半天搞定嗎？

原因二：重新切分工作其實不簡單

一個兩人小組負責的工作延誤了，老闆增加一個人手期望縮短工期。原本兩人份的工作就得重新切分給三個人，這樣的切分要比想像中困難。例如原本兩個人一同設計網頁，一個負責程式，一個負責美術，進行到一半增加一位幫手，就算他是全能的，也很難讓他徹底發揮產值，最後的結果，往往是讓第三個人做些瑣碎的、輔助性質的瑣事，對於縮短工期往往幫助有限。

原因三：加人會產生額外的隱形工作

承接上述的例子，當兩人份的工作增加一人時，看似人手增加，但其實加人本身就是一種擾動，工作量反倒因此增加。（以下原工作者簡稱「舊人」，新加入者簡稱「新人」）「舊人要重新劃分工作」、「舊人解釋工作給新人聽」、「新人需要重新學習」、「新人犯錯需修正」這些都是新增的「隱形工作」，在老闆眼中工作沒有增多，但其實團隊變得更累，我常看到的狀況是：工期不但沒有縮短，反倒因為隱形工作的負擔更加延誤！

原因四：新人力發揮產值需要時間

再聰明優秀的新人加入專案，一定需要時間熟悉工作（學習曲線的概念）。專案加派人手往往代表著時程非常緊迫，這時候等到新人熟悉，能夠完全發揮產值的時候，工作也差不多該結束了！專案管理的經典名著《人月神話》中提到的Brooks定律：在一個時程已經落後的軟體專案中增加人手，只會讓它更加落後（Adding manpower to a late software project makes it later）確實是真知灼見，不只軟體專案，多數知識型的工作都有一樣的問題！

原因五：原有人力的產值嚴重下降

原本兩人份的工作增加一人，迫使舊人放下手邊工作，抽身去教導新人。於是新人還來不及產生貢獻，老人的產值就已經大幅下降。況且新人接手後，多少仍會遇到問題，又不免去騷擾舊人，中斷其工作。我們常看到的真實狀況是，加了人手，工作還是延誤，而且不管舊人新人心情士氣都大受影響。

▲圖／Pixabay

那麼怎麼辦呢？我認為最好的方法，就是在專案一開始，就做出合理的預估，給足需要的人力，尤其針對要徑工作（Critical Path），絕對不要心存僥倖，期待專案延誤之後再來補足人力。剛剛已經聊過，這些補救措施不但沒效，反倒會更加耽誤時程。面對專案延誤，逃避不但可恥，而且沒用！

另外有一種狀況要特別提出，有些專案會延誤，不是因為人手不足，而是因為遇到了難解的問題。這時候，增加一般的人手支援還是沒用，但如果能召喚到大神級人物，才能真正解開瓶頸，讓專案順利推行。真的，該花的錢還是要花的，就像手遊卡關太久，最終還是得「課金」一樣的道理！

如果你的專案已經延誤了怎麼辦呢？這個問題很難三言兩語回答。我的建議是，你可能要分析一下「增加人手」後的利弊得失。如果你距離的專案死線還有很長的時間（半年或更久），而且你在專案的非常早期（例如專案總工期的前10-15％）就發現可能的延誤，那這時候及早添加人手或許是有幫助的。你可能需要趕緊重新劃分工作，安排優質的人力進駐，而且這次請務必記得，一定要給足（甚至超過）所需的人力，否則極有可能產生二度延誤。當然，把不必要的工作取消，減少專案範疇或品質要求也是一招，但必須通過利害關係人的同意。

但相對地，如果你的專案距離deadline不遠，這時候根據Brooks定律，最理性的做法應該是「什麼都不做」，讓原有的人力繼續把工作完成。但如果你在情感上難以對老闆或客戶交代，就派幾個人加入專案，然後告誡他們「什麼都不要做，尤其不要打擾原來的成員」，頂多幫忙備好宵夜點心，提振一下士氣，這比插手工作要更有幫助！

我是認真的！

  本文轉載自專案管理生活思維